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浅谈如何提升公文写作能力

作者:姚景灿 时间:2018-10-16

今天,局里安排我跟大家谈谈如何提高公文写作能力和水平,说实话,在局里工作了几十年,一直同公文打交道,也写了几十年的公文,但总体感觉至今公文水平还是没有过关。所以,在这里只能说同大家在一起谈谈自己的体会,共同探讨这个机关工作人员绕不开的话题。

公文写作,在行政管理学方面它应该就是一门专业功课,内容非常多,短短几十分钟是不可能解决问题的。从哪里入手,同大家谈些什么呢?这让我想起几年前的一件事。我的一位在北大光华学院上EMBA班的一位朋友告诉我,他们邀请到一位中国知名摄影家叫张超英的,要给他们班开一堂摄影讲座,他知道我喜欢摄影,约我也去听一听,我当然求之不得,于是就兴冲冲去了。我一直没有机会接受过正规的摄影培训,心想参加这样高水平的讲座一定能提升我的摄影水平。在我的想像中,他是帮学员解决如何掌握光圈、速度、白平衡、感光度、构图等等这类基本的技术性问题的。只要懂得了摄影技术,就能出好片、大片。

但这堂课似乎让我很失望,这位大师压根儿就不讲这些,而是谈摄影的思想,摄影的态度,摄影人的素养和眼光。他拿出一大叠自己在世界各地的摄影作品,给我们分享他在拍摄这些照片时是怎样想的,为什么这样拍,他的成功与失败,却很少谈具体的拍摄技巧。他说现在的相机智能化程度已非常高了,那些光圈、速度之类纯技术的东西好掌握,你把相机说明书多读几遍,然后在拍摄中多试试就解决了。最关键的问题还是摄影人的修养、思维和眼力。当时我不以为然,后来才发现他的说法的确很有道理。

受他启示,今天我想从这么三个方面同大家作些交流。

第一个问题,对公文写作的认识。

关于公文写作的重要性,教科书说的很多,这里我就不累述了,我想说的是任何机关单位都离不开公文。既然如此,那么我们作为从事机关工作的公务人员来讲,就不可避免地要同公文打交道,不仅要懂得公文处理,还要会起草和使用公文。因为没有一个单位是哑巴机关,不需要你说话,与人沟通,也没有一个单位是不需要文字材料的。所以我们常说,公文写作是机关工作人员的基本功,与口头表达能力一样,是机关工作人员必须具备的基本功之一。为什么说这叫基本功,基本就是起码。如果缺少这两项起码的能力,是很难履行好自己的岗位职责和任务的,至少会影响工作的质量和效率。所以, 我认为公文既是单位的公事,又同我们每个公务人员都有着不可分割的关系。

从目前的情况看,公文写作是机关普遍存在的一块短板,这一点从公务员招录就有所反映。我发现近年来从省到市、县,许多单位在招录公务员中都有一个条件,就是需要具备综合性文字材料写作能力,有的除了笔试、面试,还需要考生提交自己发表或采用的,能体现写作水平的文字材料,作为录用考核参考。这说明了两个问题,一是机关公文写作人才严重奇缺,二是进机关需要一定的文字功底。

据我对局馆的观察了解,客观地说,在公文写作上同样存在这样的问题。一个是不愿动笔的人不少,二个是能够写好的人不多。结果往往是文字材料很难布置下去,影响工作效率。要么就是疲于应付,敷衍了事,质量不高。这不能不说是一个很大的缺憾。

存在这些问题的原因,我认为有这么几个:

一是认识问题。许多同志对公文写作重要性的认识不够,觉得公文姓公,是单位的事,自己把手头具体事干好就行了,没有把公文写作能力的提升当成机关工作人员的基本功来对待。反正也没说谁的公文写的好就能多拿一份工资和奖金,是一种无所谓的心理,更没有能力恐慌的紧迫感。

二是依赖心理。我不会写,但单位总会有人写。多一事不如少一事,不会写反倒落得轻闲,就像会耕田的牛用的人就多,就会多付出辛劳。“我不会写”往往成为有些人推脱工作任务的理由。

三是怕苦怕累。公文写作能力的提升,既是一个长期学习艰苦修炼的过程,又是一件苦活儿累活儿,往往为一篇材料食会不甘味,夜不成眠,搅尽脑汁,所以有的人不肯动那个脑筋。

四是机制上问题。相当一个时期,在机关选人进人把关上,没有对公文写作能力的要求。在用人上也缺乏对公文写作同志的激励倾斜,没有调动大家的积极性。在日常对机关工作人员的继续教育上,也引导不够,培训不够,很少组织这方面的业务训练活动。

这些原因,在机关单位是普遍存在的。

好在这种状况正在好转,一方面现在大家已普遍意识到了这个问题,在自觉提高自己的公文写作水平。另一方面,一批年轻同志进入岗位,补充了新鲜血液,这是很有活力的新生力量,学历高,基础好,文字功底扎实,一定大有希望,大有可为。

第二个问题,公文写作能力是怎样炼成的

公文写作既不容易,也不是高不可攀。说不容易,就是没有坚持不懈的执著追求,不下苦功夫,基本功不扎实,没有一定的实践积累,想写好是不现实的,认为公文写作没有什么道道,现在网络又非常发达,遇事找找“度娘”剪一剪、贴一贴就行了,这恰恰说明还没有入门。说不是高不可攀,就是只要正确对待困难,不断学习,勤学苦练,把功夫下到了,一定会有好成果,而且成果与下功夫的程度是成正比的。这个功夫应该怎样下呢?我觉得以下几个方面很重要。

一是要有积极的写作态度。要想提高自己的公文写作能力,首先还是一个态度问题。因为没有积极的态度,其他就无从谈起了。怎样提高认识端正态度呢?这得从公文写作与你的关系来看。公文写作,既姓“公”,是代表单位的公事,同时又是我们大家自己的事。我认为扎实的公文写作能力对我们至少有这么一些好处。

第一,可以提高我们的工作质量和效率。我们说文字表达能力是机关工作人员的基本功,是指我们每个人都绕不开它。最起码你的工作计划、工作总结得自己写。我们说优秀的职员要能独当一面,这个基本功就不具备,不说胜任,这个面也是当不好的。如果我们每个同志都具备文字材料公文写作能力,许多工作都不需要等和靠,不需要去求人说好话,自己动手就及时解决了。文字材料也不至于都压在有数的几位同志身上,大家分担都会觉得轻松一些了。

第二,可以提高我们的综合素质。文字功夫不简单是把事情用书面语言表达出来,更多是一个人综合素质的体现。据我观察,公文材料好的,他的逻辑思维也是严谨的,条理是清楚的,语言表达也是准确的。这是长期公文材料写作训练的结果。比如许多有水平的领导即席讲话,就能迅速理出腹稿,只需有几个关键词的提纲,就能展开一篇条理清晰的讲稿。可以这样说,公文好的不一定就会当领导干部,但好的公文水平一定会你当好领导提供帮助,打下坚实基础。

第三,有助于培养良好的学习习惯。公文写作的过程也是一个长期学习积累潜移默化的过程。为了写好文字材料,我们会自觉地去关心关注一些问题,去留心一些好的文章,学习别人的文字表达方法和技巧,而不是熟视无睹,视而不见。处处留心皆学问,积累得多了水平自然也就提高了。人们说“腹有诗书气自华”,你的底蕴厚实了,自然会多出几分雅致的气质。你的材料写得好,自信心随之增加,你的材料在工作中发挥了作用,收到了效果,你会多出许多成就感。

所以,我们要提高认识,端正态度,把公文写作当作自己的事去做,而不是那些少数会写材料的人的事。

二是要善于学习。刚才我们谈到,提升公文写作水平是一个长期学习潜移默化的过程。那么应该学些什么呢?我认为:

要学理论。理论涵盖的东西太多,我觉得对于公文写作来讲重点是学点辩证法。学习辩证法不是背诵哲学教条,而是应用它来认识问题,分析问题,提出解决问题的办法。辩证法揭示社会发展普遍规律,可以说无处不在。事物都是一分为二的,辩证法可以为我们提供辩证思维这个思想武器,客观公正全面系统地看待事物,避免出现偏激和极端,化解处理矛盾和促进正反两方面的转化。比如我们说,“机遇与挑战并存”,“只要精神不滑坡,办法总比困难多”,等等,这些都是辩证思维。

要学政治。机关公文总是同政治联系在一起的,不学习政治,就会迷失和偏离方向,脱离环境。这个政治就是党和国家的大政方针政策,就是新常态下的经济社会发展环境和要求。熟悉这些,我们写公文才不至于跑偏,你的观点、方法、措施,才不至于与国家的路线方针政策相悖。

要学业务。这个业务就是你的岗位职责相关的东西,我们档案部门的业务,就是档案事业发展的目标任务、现实情况、专业技能等等。不熟悉业务就讲不清业务,就会说外行话,甚至闹笑话。作为一个档案人,你不仅要熟悉你手上的局部工作,还要了解局馆内部其它科室的工作,还有我们业务管理对象的情况等。特别是档案工作属于横跨自然科学、社会科学、现代科技等多方面的边缘学科,需要的知识面比较宽。

要学公文写作要求和逻辑修辞。这属于公文写作的方法技巧问题。公文种类很多,重点是掌握一些常用公文的写作基本要求,这个等会儿再详细说。还有就是要学习基本的语法和逻辑修辞。书面语言同口头语言有很大区别,口头表达更加随意一些,只要把事情说清楚明白就行了,可以跳跃,可以承前省略,可以口语化,有随意性。但书面语言就不一样了,它讲求文字规范、准确,符合逻辑和语法修辞。几年前《中国档案》杂志社的一位编辑在同我沟通修改我的一篇稿子时指出,说我的文章内容很好,但文字有些口语化,比如一些句子无主语问题,提出修改意见,让我受益不浅。

三是要有悟性。什么是悟性呢?佛家讲禅悟,道家讲悟道,这似乎是个玄而又玄的问题,其实不然。悟就是领悟,开悟,是一种打通灵魂障碍思想关节的开窍和通晓。简单地说,就是善于举一反三、由此及彼、由表及里,触类旁通,融汇贯通。同样的老师带出不一样的学生,除了勤奋以外,就看谁的悟性高了。写作公文不是个人文学作品,需要领悟上级精神,领导意图,需要通过对本职工作问题的收集梳理,分析归纳,悟出自己的思想火花真知灼见。这都需要积极的思维活动,用心去彻悟。对同一项工作,有的写出来很有见地,被领导和上级部门肯定,有的则写得平平淡淡,原因和差别很大程度就在于用心或没有用心、用心悟到什么程度的差异。有了悟性,你才会拥有一双洞察世事的慧眼。

四是要反复实践。“冰冻三尺非一日之寒”。公文写作水平的提高,是一个艰苦漫长训练的过程。就像游泳不是单靠理论教出来的。只站在岸上背教条而不下水实践训练,他是一辈子也浮不出水面的。只有坚持勤学苦练,用心写作,多写多改,在公文写作能力方面才会有新的提高。勤学苦练要做到“四多”:

多积累。一方面是知识积累,文章是客观事物的反映,生活工作是文章写作的源泉。文章内容及其表达是与人的生活阅历、工作经历、知识储备分不开的,知识贫乏很难写出好文章。书到用时方恨少,指的就是平时的积累不足。只有不断拓展自己的知识面,建立良好的知识结构,才能为自己提供足够的能量。这个结构包括外围知识和专业知识。外围知识可以开阔我们的眼界,专业知识可以提升我们的业务素养。另一方面是资料积累。平时注意收集相关资料信息,比如作读书笔记,建卡片,收集占有各种相关基本数据,好的文章,好的角度,经典的语言表达等等,手中有粮,心中不慌。我认为平常公文写作中要注意收集积累以下材料:基础性材料,就是一些通用材料,如党的建设、干部队伍建设、阶段政治学习材料和所在单位、部门的概况资料;政策材料,要注重认真收阅上级的文件法规,特别是一些澳门新濠影汇娱乐场性强的文件;业务工作材料,注意积累本单位的基本情况统计数字,积累本单位、本行业的新提法、新成果、新动态资料;语言材料,公文语言讲究庄重、朴实、明白、准确和精炼,平时要注意阅读和积累;公文格式的汇集与储备,就是将上级部门发的不同类型、文种的代表性的文件收集,以供参考。

多思考。每一件公文都有着它的主题,它的对象,就是说通过这篇文稿要传达什么意图,解决什么问题,是给谁看的。当我们弄清楚这些之后,就是怎么写的问题。我的体会是接到一个公文写作任务,理清这些问题之后,就开始构思,先理出一个清晰明白的写作提纲,就象盖房子一样,先把大致的设计图纸搞出来,这样可以事半功倍。这个习惯是当年徐峰同志当局长我就养成的,每次我把提纲理好同她沟通汇报,准备分哪几部分来写,每个部分准备用哪些情况和数据,有的细化到一级标题、二级标题,达成一致意见后再开始动笔。我们掌握到的大量的材料,不是都可以用到文章中去的,选择材料的过程,也是一个思考的过程。首先,要选择对路有用的材料,对路就是符合党的路线方针政策,适应领导关注的热点、难点、疑点和焦点;有用就是要经得起筛选,选跟得上形势、适合口味的材料来写。其次,要精选角度,从公文写作上说,一个材料可以使用的角度很多,公文写作就要根据写作目的,选择一个最佳角度表现出来,这个角度就是要符合领导要求与撰文目的。比如把写成的工作信息、工作汇报报上级部门以后,改一下文体写成新闻就可以投稿;写了工作总结以后,可以修改写成经验介绍,写成工作通讯等;写情况报告,可详细梳理一下写成调查报告等等。

多动笔。没有人天生就会写材料,功夫是练出来的。文字材料是艰苦的脑力劳动,常常为一篇材料食不甘味,夜不能昧,有的同志不愿意做这项爬格子的工作。也有的认为自己不是写材料的料,写不好,不敢动笔去承担公文写作的任务。其实,只要我们抓住一切给你写东西的机会,长期坚持勤写多练,并没有那么高不可攀。一年不行,三年五载总会提高的。

多修改。好文章是改出来的,改到你自己都改不动的时候,基本就是好文章了。修改的重点有以下几个方面:一是看表达单位和领导意图是否准确全面,二是看是否符合澳门新濠影汇娱乐场,三是看材料选用的是否符合主题,四是看文种、体式及结构是否规范、得当。确定了以上几点以后再推敲语言表达方面、遣词造句方面的问题。总起来说,修改文章就是要顾及全文,从大处着眼,把思想内容修改的完善妥贴,然后细处着手,围绕内容进行形式方面的精雕细刻。

关于文稿的修改,我们要克服这么几个问题。一个是自己不愿意改,怕麻烦,文章一出手就甩给领导,万事大吉算交了差,行不行那是领导审核把关的事了。其实这是一种不负责任的态度。另一个是不愿意让别人改,有怕丢丑心理和面子思想,好像别人改了你的文章,就是对你水平的贬低。还有一种就是领导和别人改了他的稿子,他从来不去对照检查,去分析为什么要这样改,改了以后有什么更好的效果。过去我有个习惯,就是领导改过的稿子,我会逐一对照,比较修改前后的变化,从中吸取营养。古人有一字之师,别人改你的稿子,就是你多了一个免费的老师,何乐而不为呢。

第三个问题:如何驾驭几种常用公文的写作

今天重点谈谈以下几种常用公文的写作。

领导讲话:领导讲话在机关公文写作中具有较高地位,一般来说,能胜任撰写领导讲话的人,他的公文写作应该具备比较扎实的公文写作功底。起草领导讲话,要有一个明确的主题,目标要集中,高度要足够,说理要透彻。要把握好上级精神和实际工作的结合点,分析形势高屋见瓴,部署工作态度明朗,提出措施切实可行。对重点、难点、焦点问题要深入分析,充分论述。要充分换位思考,如:领导讲话的对象是谁,想讲些什么?应该讲些什么?希望通过这篇讲话传递出那些信号?与会人员希望听到什么,等等。与会人员对领导的讲话通常都有具体期盼的,或是答疑解惑、或是肯定表扬、或是明确思路,行文中一定要有所体现才行。还要掌握领导本人的语言习惯,每位领导讲话都有一贯的思路、风格和侧重点,建议多看看领导以往的讲话稿,从领导的角度提出意见和要求。还要注意领导人的讲话个性特点,这样领导念起稿子来朗朗上口,自然流畅。 还要有激情,要把领导对事业的专注,对社会的责任,对成功的期望和对前景的信心表达出来,使领导讲话成为一种战斗动员,引起与会者的热烈响应。

工作报告:工作报告是比较难写的,难的不是文字表达技巧,而是表达的全面性和准确性。即对工作成绩、工作部署的提法是否到位。这也是写作中要注意的问题。工作报告的写作,既要全面,又要有重点。要注意相关工作的协调与平衡问题。要有创新意识和创新表达,不拘泥于传统的老套路。对新提法要仔细推敲琢磨,经得起各方的追问和实践的检验。

调研报告:调研报告是最能发挥写作者才能的文体。调研的问题是为了工作,调查报告是为决策服务的。形势在变,任务在变,办法措施和要求也在变。怎样变,就要调查研究来回答。因此,广泛占有资料,深入进行分析研究,透过现象看本质,找出问题原因所在,提出对策措施,是调研报告的要点所在。调研报告要明确目的性,突出针对性,注重实效性,确保操作性。要拓宽思路,关注热点、难点和焦点,剖解难题,避免事实的简单罗列,而找不到事实背后的深层次原因和各事实之间内存逻辑联系。凡进入报告的事例,要具有典型性、代表性,有说服力。调研报告的核心在于提出对策措施,措施的关键在于有坚实的基础和依据。

总结报告:总结报告有年度、阶段总结的和专项工作总结之分。总结的目的是总结经验,吸取教训。既是对过去工作的留痕,又是为今后工作奠定基础。总结在我们每个人都会遇到,现在普遍性问题是把总结当表功的工具,这就背离了总结的本意。总结是要善于发掘亮点,总结经验,发现问题,以厉再战。要定性与定量结合,用必要的数据和典型事例来说话。

信息与简报:这是机关内部使用一种十分常见的文体。它的作用在于反映情况、交流信息、指导工作。信息的要求是及时、准确、有效。实效性是它一的个显著特点。信息写作的要求是简明扼要、突出重点、富有新意,核心是要有信息含量,这个含量就是别人不知道而且有价值的东西。

会议纪要:会议纪要属于记录性文体。本身的写作要求并不高。关键是真实、准确、明白。时间、地点、参会人员、达成事项等基本要素,一样都不能少。会议达成的统一意见是核心内容,写作时,认识性文字要力求简略,结论性文字应力求明确。要表述明白,界定清晰,便于执行。

工作方案:工作方案往往是集体讨论的产物,对写作的要求不高,关键是全面、细致,合理可行。指导思想、目标任务、工作机构、经费安排、实施步骤、责任对象、时间地点等各项要素要全。职责分工要明确,内容要具体,步骤要合理。有些需要反复在心里进行过程模拟,这样才能发现每个环节容易忽视的问题。

公函:函是不相隶属机关或者个人之间商洽工作、联系事项、询问和答复问题,或者向无隶属关系的有关主管部门请求批准事项时所使用的一种公文。公函具有三个特点:

沟通性。函对于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,起着沟通作用,充分显示平行文种的功能,这是其他公文所不具备的特点。

灵活性。一是行文关系灵活。它除了平行行文外,还可以向上行文或向下行文,没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。二是格式灵活,可以没有文头版,也不编发文字号,甚至可以不拟标题。

?  单一性。函的主体内容应该具备单一性的特点,一份函只宜写一件事项。

这里顺便谈谈公务文书的语言要求。公文虽以一般的语言规律为基础,但由于公文的权威性以及政治性、实用性,也有自己的特点和要求。主要有以下四种:

庄重平实。公文语言是非常注重庄重、平实的,这是它与文学写作的根本性区别。因为公文是用以传递政令、指挥工作、沟通信息,完成公务一个重要工具和手段,具有较强的政策性和实用性,所以要求它的用语在简明、准确的前提下,务求庄重、平实。庄重,是指庄严郑重,它是体现你的机构单位处理公务中严正立场和庄重态度。不能花里胡哨轻佻,也不能含混不清模糊。平实,是指言之有物,言之成理,语言朴素无华,表意真真切切。要避免华丽辞藻的堆砌和滥用。

生动活泼。公文用语在简明、准确、庄重、平实的前提下,要做到生动活泼,力求语言美,增强可读性。

语言美不是文学作品的专利。在有些人看来,只有文学写作所使用的语言才有美可谈,公文就是“板着面孔说话”,单调、枯燥、平淡,有骨头没肉干巴巴的,这种观点是错误的。

讲究修辞。要使公文的语言表达准确、鲜明、生动、形象,就必须讲究修辞。公文用语讲究修辞,是指根据公文表达的需要,选择最恰当的语言形式去表现所要表达的内容,以增强语言表达的效果。比如我们常用的修辞类型和方式就有:比喻、排比、对偶、引用、反问、设问、反复、对比等等。

力求规范。从某种角度看,规范也是艺术。因为公文是用于施政表达意志、传达政令的,这一特殊性要求公文语言在使用上要符合规范。比如,要使用人民语言。简单说,就是老百姓能看得懂的语言,不能生涩拗口。再一个是慎用网络语言和社会流行语。第三是不要用浮夸的言辞,要实事求是。第四尽力避免枯燥乏味的空话、套话,做到语言实在。

以上是自己的一些心得,难免失之肤浅和偏颇,错误之处,敬请大家批评指正。

谢谢大家!

                                                                                                                                            2018年10月